Généralités
Si vous ne parvenez pas à trouver un contact média spécifique dans Cision Communications Cloud, vous pouvez ajouter cette personne en tant que contact privé dans votre vue de la base de données Cision.
Les contacts privés sont ensuite accessibles aux utilisateurs Cision de votre organisation et peuvent être ajoutés à leurs listes médias.
Attention de bien respecter la RGPD lors de l'ajout de contact ou média privé. Vous devez obligatoirement disposez de l'accord écrit du journaliste/média pour ajouter sa fiche et ses informations dans votre base.
Si votre environnement Cision Communications Cloud est divisé en espaces de travail ou groupes de données, les contacts privés ajoutés seront disponibles dans tous les espaces de travail ou groupes de données de l’organisation.
Ajouter un contact privé
Cliquez sur l’onglet Contacts.
Cliquez sur l’option Ajouter contacts/médias.
Vérifiez que l’option Nouveau contact est bien sélectionnée.
Renseignez les informations du contact que vous souhaitez enregistrer dans le système.
Ajoutez toute information complémentaire que vous souhaitez voir apparaître sur la fiche du contact.
Une fois les informations saisies, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Un message s’affichera en haut de l’écran pour confirmer que le contact privé a bien été créé.
Remarque :
Les deux champs obligatoires sont Nom de famille et Pays.
Supprimer un contact privé
Vous pouvez supprimer un contact privé directement depuis sa fiche contact média. Pour y accéder, vous devez d’abord rechercher le contact.
Un contact privé est toujours identifié par une bannière violette “Contact privé” dans le coin supérieur gauche.
Cliquez sur le bouton Ellipses (…) dans le panneau de gauche de la fiche contact.
Cliquez sur Effacer le contact.
Cliquez sur Supprimer dans le menu de suppression afin de retirer définitivement le contact privé de la base de données.
Rechercher des contacts médias privés
Vous pouvez lancer une recherche pour localiser tout ou partie des contacts médias privés que vous avez ajoutés au système.
Cliquez sur l’onglet Contacts.
Cliquez sur l’option Rechercher.
Dans le menu déroulant, sélectionnez Type d'enregistrement puis choisissez Privé.
Cela lancera une recherche de tous les contacts privés présents dans votre système.Vous pouvez utiliser le bouton Plus bleu pour ajouter des critères supplémentaires à votre recherche.
Cliquez sur Rechercher pour afficher les résultats correspondants.
Ajouter un média privé
Cliquez sur l’onglet Contacts.
Cliquez sur Ajouter contacts/médias.
Vérifiez que l’option Nouveau média est sélectionnée.
Renseignez les informations du média que vous souhaitez enregistrer.
Remarque : un message s’affichera si le nom du média correspond à un média déjà existant dans le système.
Ajoutez toute information complémentaire à afficher sur la fiche du média.
Cliquez sur Enregistrer.
Un message de confirmation s’affichera en haut de l’écran.
Remarque :
Les deux champs obligatoires sont Nom du média et Pays.
IMPORTANT :
Côté client, il s’agit de la seule méthode pour ajouter des médias privés dans Cision Communications Cloud.
Pour toute information sur la tarification de l’import d’un fichier de médias via tableur, veuillez contacter directement votre Responsable de compte.
Import en masse de contacts privés
Cision Communications Cloud permet d’importer des contacts privés en masse à partir d’un fichier tableur. Cette option est idéale pour exploiter rapidement une liste que vous avez constituée manuellement ou dans un autre système.
Avant de commencer l’import, sélectionnez le groupe de données dans lequel vous souhaitez ajouter les contacts.
Cliquez sur le triangle à côté du groupe de données actuel.
Sélectionnez le groupe de données souhaité.
Si votre système ne comporte pas de groupes de données, vous pouvez ignorer cette étape.
Démarrer l’import
Cliquez sur l’onglet Contacts.
Cliquez sur Ajouter contacts/médias.
Sélectionnez Import de contacts par lot.
Cliquez sur le lien pour télécharger le modèle CSV.
Il est impératif d’utiliser le modèle CSV fourni afin de garantir les meilleurs résultats.
Si vous disposez déjà d’un fichier, copiez-collez les données dans le modèle. Assurez-vous de bien respecter l'ordre des colonnes de notre modèle d'import.
Ajoutez vos contacts privés et leurs informations dans le fichier CSV, puis enregistrez-le.
Champs obligatoires :
Nom
Pays
Champs optionnels :
Prénom
Courriel
Liste(s) : Plusieurs listes peuvent être indiquées en les séparant par un point-virgule (;).
Le champ Liste correspond aux noms des listes auxquelles le contact privé doit être ajouté.
Si une liste n’existe pas encore, elle sera créée automatiquement lors de l’import.
Cliquez sur Télécharger et sélectionnez le fichier CSV à importer.
Cliquez sur Import pour lancer le processus.
Un message indiquera que l’import est en cours.
Bien remplir le modèle CSV
Le modèle permet d’importer jusqu’à 5 000 contacts privés.
Pour plus de 5 000 contacts, répétez l’import avec un nouveau fichier.
L’ordre des colonnes doit être respecté, sinon l’import échouera.
À quoi s’attendre pendant et après l’import
Le système ne tente pas de faire correspondre les contacts importés avec des contacts médias existants.
Les informations devront être mises à jour manuellement par votre organisation.Si un contact apparaît deux fois dans le fichier CSV, il sera importé deux fois.
Les médias ne sont pas inclus dans l’import : aucune liaison n’est créée automatiquement entre contacts privés et médias.
En cas d’erreur (en-têtes incorrects, ordre des colonnes, etc.), des messages d’erreur s’afficheront.
Vous pourrez corriger le fichier et le téléverser à nouveau.En cas de succès, un message de confirmation s’affichera.
Les contacts importés sont créés en tant que contacts privés dans la base Cision et peuvent ensuite être recherchés comme tout autre contact média.