Une activité personnalisée correspond à une action réalisée dans le cadre d’une campagne presse, une opération presse… Il peut s’agir d’une action faite vers un journaliste par exemple. Plusieurs types d’activités sont proposés (rendez-vous, demande…), il sera possible de les personnaliser.
Créer une activité
Créer une activité liée à un contact
Pour créer une activité à partir de la fiche d’un contact, cliquez sur l’icône + au niveau de l’historique. Puis cliquez sur Nouvelle activité personnalisée.
Créer une activité sans la lier à un contact
Dans le menu ACTIVITES puis le sous-menu MES ACTIVITES/DIFFUSIONS, cliquez sur le bouton CREER NOUVEAU au niveau des activités personnalisées
Les champs obligatoires
Le Type : une liste de type est proposée, sachez qu’il sera possible de les personnaliser.
Pour les personnaliser : dans les paramètres de Cision (Icône silhouette en haut à droite de la plateforme puis Paramètres).
Cliquez sur Types d’activités personnalisées dans le menu de gauche.
Vous verrez les types que vous avez déjà personnalisés (attention, BBC E-mail qui est là par défaut ne doit pas être supprimé).
Pour en créer de nouveau cliquez sur « Nouveau type d’activité personnalisée »
Afficher dans mes activités : permet de désactiver un type d’activité qui n’est plus utilisé tout en gardant l’historique des activités déjà créées.
Nom : nom du nouveau type d’activité.
Couleur : couleur utilisée pour ce type dans l’affichage format calendrier du tableau des activités.
Icône : Icône représentant le type d’activité dans l’affichage format calendrier du tableau des activités.
Modifier les champs : Quels sont les champs à renseigner qui seront nécessaires pour ce type d’activité.
Dès que les champs sont complétés cliquez sur ENREGISTRER.
Le Titre : Il s’agit de l’objet/du titre de l’action, par exemple présentation du produit, présentation du salon …
La date et l’heure : par défaut la date et l’heure correspondent à la date et l’heure de la création de l’activité.
Le fuseau horaire : Par défaut il correspond au fuseau horaire indiqué sur votre code d’accès. Vous pouvez le modifier si besoin.
Les champs facultatifs
Commentaires : Il s’agit d’un champ texte où vous pouvez noter toutes les informations relatives à l’activité. Par exemple pour un rendez-vous vous pourriez noter un compte rendu. Par défaut le champ affichera le nom de la personne connectée ainsi que la date et l’heure.
Tags : Les Tags sont utilisés comme « dossiers » de classement, ils permettront ensuite d’effectuer une recherche d’activité par Tags.
Créer des champs personnalisés
Il est possible de créer des champs supplémentaires personnalisés à renseigner sur vos activités.
Pour créer de nouveaux champs personnalisés :
Cliquez sur l’icône silhouette en haut à droite de l’application.
Cliquez ensuite sur Paramètres.
Dans le menu, Cliquez sur Champs personnalisés.
Cliquez sur « NOUVEAU CHAMP PERSONNALISE » puis sur Activités/Diffusions.
Nom : Nom du champ
Type : choisir un type pour le champ
En fonction du type, d’autres informations sont à renseigner,
S’il s’agit :
D’un texte il est possible de renseigner une Valeur par défaut et une longueur maximum du texte (le maximum est 255 ce qui est indiqué par défaut),
D’un memo, une valeur par défaut peut être renseignée,
D’un nombre, une valeur par défaut peut être renseignée,
D’un Oui/Non : une valeur par défaut doit être renseignée Oui ou Non,
D’une date : une valeur par défaut peut être renseignée
D’une sélection unique : entrez la première valeur puis cliquez sur l’icône pour ajouter les différentes valeurs.
D’une sélection multiple : sélection à choix multiples, tapez le premier choix et cliquez sur l’icône pour ajouter les différentes valeurs.
Enregistrez le champ. Vous pouvez créer autant de champs que nécessaires.
Supprimer des champs personnalisés
Cliquez sur l’icône silhouette en haut à droite de l’application.
Cliquez ensuite sur Paramètres.
Dans le menu, Cliquez sur Champs personnalisés.
Enfin cliquez sur l’icône représentant une poubelle à droite du champ à supprimer.
Modifier une activité
Sur la fiche d'un contact
Lorsque vous êtes sur la fiche d’un contact, vous retrouvez toutes les activités dans la partie historique. Il est possible de cliquer dessus pour accéder à toutes les informations de l’activité.
Vous aurez accès à un bouton Modifier pour ajouter/modifier une information sur l’activité.
Dans le menu Activités
Cliquez sur le titre de l’activité puis sur Voir détails.
Vous aurez ensuite accès au bouton MODIFIER vous permettant d’accéder à la modification des champs de l’activité.
Supprimer une activité
Dans le menu ACTIVITES puis le sous-menu MES ACTIVITES/DIFFUSION, cliquez sur le titre de l’activité et cliquez sur déprogrammer/supprimer
Rechercher une activité
Via la fiche contact
Lorsque vous êtes sur la fiche d’un contact, vous retrouvez toutes les activités dans la partie historique. Il est possible de cliquer dessus pour accéder à toutes les informations de l’activité. Vous aurez accès à un bouton modifier pour ajouter ou modifier une information sur l’activité.
Dans le menu Activités
Dans le menu ACTIVITES cliquez sur le sous-menu MES ACTIVITES/DIFFUSIONS.
Vous accéderez à l’ensemble des activités créées. Cela comprend les activités personnalisées et les diffusions.
Les filtres : Pour vous aider à retrouver les activités, vous avez accès à des filtres dans un menu à gauche. Vous pourrez filtrer par date, type, statut, campagne, propriétaire (si vous êtes plusieurs utilisateurs au sein de votre société), tags, média et/ou par champs personnalisés d’activités si vous en avez créés.
La recherche par mot-clé dans le titre : Vous pouvez aussi faire une recherche par mot clé dans le titre de l’activité. Pour cela, utilisez le champ de recherche présent au-dessus du tableau reprenant la liste des activités. Tapez votre mot-clé et cliquez sur RECHERCHER.
Le tri par colonne : Vous pouvez aussi cliquez sur les entêtes de colonnes des activités pour modifier le tri sur cette colonne. Par exemple en cliquant sur CONTACT vous reclasserez les activités par ordre alphabétique du nom du contact :